Flinke procesverbetering dankzij materieelapp
De VSM materieelapp is live! Sinds september werken alle collega’s op de werf met deze app. Daardoor is er sneller zicht op onze beschikbare voorraad. Er worden minder fouten gemaakt en het werk gaat sneller.
Voorheen deden we alles op papier. Steeds wanneer materieel onze werf verliet, maakten we een bon. Materieelcoördinatie verwerkte dit in het systeem. Ook wanneer materieel terugkwam, ging het zo. De vrachtwagenchauffeur had een papieren bon bij. De mensen van de werf vinkten daarop ontvangen materieel af. Materieelcoördinatie verwerkte dat in het systeem. Met de materieelapp digitaliseerden we dit proces. Materieel scannen we nu met de app in. Dat gebeurt met een QR-code of met de code op het materieel.
Overzicht
Arie Peursem, teamleider van de buitenploeg, is blij met de app. “Met digitale ‘bonnen’ werken geeft overzicht. Bijvoorbeeld bij het verdelen van werk. Ik kan opdrachten toewijzen. Daarnaast weet ik altijd precies hoe het met een order staat. In de app zie ik of deze nog in de wacht staat, in behandeling is, of al is afgerond.” Het voordeel is het grootst als er meer materieel terugkomt, dan op de bon staat. “Nu kun je zo’n stuk opzoeken in een lijst. Die lijst staat in de app. Zo voeg je zo’n materieelstuk gemakkelijk toe aan de order.”
Ook voor andere afdelingen ziet hij voordelen. “Bonnen hoeven we niet meer handmatig in te voeren. Als een order klaar is, zie je dat meteen. Dat is handig voor voorraadbeheer. Een materieelstuk kunnen we zo veel sneller opnieuw verhuren”, legt Arie uit.
Testen
De materieelapp kwam er niet zomaar. Er ging een test- en pilotperiode aan vooraf. De app heeft veel invloed op het werk van onze collega’s op de werf. Daarom werden zij steeds meegenomen in dit proces. Projectleider Ricardo Vallentak: “Teamleider Arie en meewerkend voorman Frans deelden hun wensen. En we zorgden ervoor dat de medewerkers op de hoogte bleven. Bijvoorbeeld met presentaties over de materieelapp. En een testmiddag met de scanners.”
Wennen
Sinds de materieelapp live is, staat Ricardo nog steeds stand-by voor vragen. “Er was een probleem met het scannen van kabels. Toen ging ik naar de werf en scande ik mee. Zo kwamen we erachter waar het probleem zat. Ik beantwoord dan meteen vragen van collega’s. En als het een technisch probleem is, zorg ik dat het wordt opgelost.”
Arie vult aan: “De materieelapp doet het goed. Toch is het nog wennen. We werken natuurlijk al jaren met bonnen. Zo’n scanner is dan echt even iets nieuws.” Met werkinstructies en hulp aan elkaar wordt het steeds makkelijker. “We zitten nu in een leerfase. Hoe organiseren we de planning? En hoe gaan we met onverwachte situaties om?” Als de leerfase achter de rug is, profiteert iedereen van de app. “Opdrachten gaan sneller. Er worden minder fouten gemaakt. Je hoeft minder te zoeken. Uiteindelijk maakt dat het werk voor iedereen leuker en makkelijker.”